En este video se muestra cómo funciona el Portal de Proveedor en la práctica. Empiece a aprender todos los conocimientos necesarios para alcanzar el 100% del éxito con el Portal de Proveedor en menos de 5 minutos. Sírvase un té, póngase cómodo y vea esta introducción.

En este video se explica con más detalles el portal de proveedor y cómo completar los registros específicos, tales como los registros de las evaluaciones y de las acciones correctivas.

Safefood 360º es una plataforma de software para la gestión de asuntos relacionados con la seguridad y la calidad de los alimentos.

Algunos de sus clientes usará Safefood 360º con la finalidad de gestionar sus registros, como por ejemplo, las acciones correctivas del proveedor, las evaluaciones, los documentos o las especificaciones de los materiales. Sus clientes desearían que usted trabajara con dicho sistema para hacer que el proceso sea más fiable y eficiente para ambos.

El Portal del Proveedor es una parte del software de Safefood 360º que le permite iniciar sesión de manera segura y terminar el trabajo en tiempo real junto con su cliente. Usted puede, por ejemplo, rellenar cuestionarios, cargar documentos y responder a las acciones correctivas y su cliente recibirá inmediatamente los resultados.

En el Portal del Proveedor solo podrá ver los registros y las actividades que están abiertas y las que se le han asignado a usted, por lo que es la mejor forma de gestionar la comunicación entre usted y su cliente.

El Portal de Proveedor le permite recibir notificaciones cuando se abran nuevas tareas. Usted podrá recibir un correo electrónico o un SMS en función del tipo de alerta que esté configurada. Gracias a las alertas, sabrá cuando un trabajo está pendiente de finalización.

Una vez que inicie sesión y complete la tarea pendiente, su cliente recibirá entonces un registro terminado en su sistema sin que usted tenga que contactar con él directamente.

Primero debe recibir una invitación a su correo electrónico. Después de hacer clic en el enlace del correo electrónico, se le dirige a su invitación, donde crea una contraseña para iniciar sesión en el sistema y acepta los términos de uso. Haga clic en Aceptar invitación después de crear la contraseña y aceptar los términos y condiciones (haga clic en Términos y condiciones para verlos).

Las contraseñas deben tener:

• Al menos 10 caracteres
• Contener al menos una letra mayúscula
• Contener un carácter (por ejemplo, @, !)
• Contener al menos un número, por ejemplo, 2

Proceed to Sign-In [These steps are completed for all future Sign-Ins]

Después de hacer clic en Aceptar invitación, aparecerá la página de inicio de sesión que contiene un campo para agregar su dirección de correo electrónico. Haga clic en Continuar después de agregar su dirección de correo electrónico.

Aparecerá la pantalla de inicio de sesión con su dirección de correo electrónico ya completada. Debe agregar la contraseña de Safefood360 que creó y luego hacer clic en Iniciar sesión. Luego ingresará a su portal de proveedores.

Nota: Después de 3 intentos de iniciar sesión en el sistema, se le bloqueará temporalmente durante un período de tiempo determinado.

Acceda a su portal en cualquier momento después de la aceptación inicial de la invitación yendo a safefood360.com y haciendo clic en Iniciar sesión en la parte superior derecha.

1. En la imagen de arriba, podrá ver el nombre de su cliente que aparece aquí.

2. El “Panel de Control” es la página que le aparecerá cuando inicie sesión. En esta se le muestra un resumen del panel de control, en el que se incluyen todas las acciones abiertas que se deben completar y las alertas que le enviaron.

3. “Quejas” le permite ver cualquier queja que su cliente le haya enviado.

4. “Evaluaciones” contiene evaluaciones del proveedor/material, auditorías y acciones correctivas del proveedor.

5. “Envíos” le permite proporcionar a su cliente información sobre un envío específico de mercancía.

6. “Documentos” le permite ver los documentos que usted le envió a su cliente y cargar las nuevas versiones de los mismos.

7. Su nombre aparecerá aquí. Puede hacer clic en su nombre para la configuración de actualizaciones, por ejemplo, el idioma.

8. “Ir a” le permite ir a diferentes portales a los cuales sus clientes le han dado acceso.

9. Este menú le permite acceder a numerosos recursos útiles si necesita ayuda, como por ejemplo, contactar con nuestro servicio de atención al cliente.

10. Haga clic en “Cerrar sesión” para salir del portal.

El resumen del panel de control se compone de 2 dashlets y 2 tablas los cuales exponen análisis en su portal.

Si usted es un agente/intermediario que tiene contactos con plantas de manufactura (también conocidos como “filiales”), comprobará que se incluirá dicha información en el panel de control. Siga leyendo para obtener más información.

1. Productores:

• Plantas de Manufactura: el recuento de plantas de manufactura o las plantas filiales que están relacionadas con usted.
• Plantas de Manufactura Aprobadas: el recuento de plantas de manufactura o las plantas filiales Aprobadas que están relacionadas con usted.
• Plantas de Manufactura No Aprobadas: el recuento de plantas de manufactura o las plantas filiales No Aprobadas que están relacionadas con usted.

2. Materiales:

• Materiales: el recuento de los materiales que están relacionados con usted y sus productores.
• Materiales Aprobados: el recuento de los materiales Aprobados que están relacionados con usted (y sus proveedores afiliados).
• Materiales No Aprobados: recuento de los materiales No Aprobados que están relacionados con usted (y sus proveedores afiliados).

3. Auditorías:

• Auditorías: el recuento de las Auditorías del Proveedor relacionadas con usted (y sus proveedores afiliados), cuya fecha de “Próximo Vencimiento” está dentro de los próximos 12 meses.

4. Productores y tablas de Materiales

• En esta tabla se presenta una lista de productores (los productores afiliados) y de los materiales relacionados con usted. Nota: los productores asociados o los materiales los cuales están Archivados no se muestran en este dashlet.
• En la tabla también se muestran las auditorías que se prevén llevar a cabo en los próximos 12 meses.
• Se pueden filtrar las tablas haciendo clic en la flecha que está a la derecha de la cabecera de la columna. Se puede filtrar por ejemplo por “Tipo” para ver solo los productores con los que usted tiene contacto. Evaluaciones:

5. Evaluaciones:

• Evaluaciones: el recuento de las Evaluaciones abiertas que usted (y sus proveedores afiliados) tienen. Una evaluación hace referencia a los registros de la Preevaluación, a los registros de Evaluación Completa del Proveedor y a los registros de Evaluación Completa del Material.
• Evaluaciones Atrasadas: el recuento de las Evaluaciones abiertas que usted (y sus proveedores afiliados) tienen, las cuales están atrasadas.
• Evaluaciones con Riesgo Significativo Atrasadas: el recuento de las Evaluaciones abiertas que usted (y sus proveedores afiliados) tienen, las cuales están atrasadas y presentan un riesgo, ya sea, por ejemplo, un riesgo medio o elevado.

6.  AC’s del Proveedor:

• AC’s de Proveedores Abiertas: el recuento de las Acciones Correctivas del Proveedor que usted (y sus proveedores afiliados) tienen.
• AC’s de Proveedores Atrasadas: el recuento de las Acciones Correctivas de Proveedores abiertas que usted (y sus proveedores afiliados) tienen y las cuales están Atrasadas.
• AC’s de Proveedores con Riesgo Significativo Atrasadas: el recuento de las Acciones Correctivas de Proveedores abiertas que usted (y sus proveedores afiliados) tienen, las cuales están atrasadas y presentan un riesgo, ya sea, por ejemplo, un riesgo elevado o medio.

7. Auditorías:

• Auditorías Abiertas: el recuento de las Auditorías abiertas que usted (y los proveedores afiliados) tienen.
• Auditorías Atrasadas: el recuento de Auditorías abiertas que usted (y sus proveedores afiliados) tienen, las cuales están atrasadas.
• Auditorías con Riesgo Significativo Atrasadas: el recuento de las Auditorías abiertas que usted (y sus proveedores afiliados) tienen, las cuales están atrasadas y presentan un riesgo, ya sea, por ejemplo, un riesgo elevado o medio.

8. Evaluaciones, Acciones Correctivas y tablas de Auditorías

• En esta tabla se muestra una lista de las Evaluaciones (Preevaluaciones, los registros de Evaluación de Proveedor y los registros de Evaluación del Material), las Acciones Correctivas del Proveedor y las Auditorías del Proveedor que están relacionadas con usted (y sus proveedores afiliados), y las cuales están abiertas.
• En la tabla se muestra el paso actual del registro.
• Puede hacer clic en el nombre del registro para acceder a él.
• Se pueden filtrar las tablas haciendo clic en la flecha que está a la derecha de la cabecera de la columna. Se puede filtrar, por ejemplo, por “Tipo” para ver la lista de los registros específicos que se necesitan completar, como por ejemplo, las acciones correctivas.

Se puede acceder a las acciones abiertas desde el “Panel de Control” donde las acciones están recopiladas en la pestaña “Mis Acciones”. La pestaña de “acciones” se compone de 3 dashlets, donde se exponen análisis sobre sus acciones; y de una tabla en la parte inferior donde aparecerán las acciones y a las que se puede acceder haciendo clic en “Visualizar”.

1. Volumen de mis Acciones: en este dashlet se le mostrará cuántas acciones tiene, cuántas de éstas están atrasadas, y cuántas se consideran significantes, es decir, si presentan por ejemplo un riesgo medio o alto.
2. Mis Acciones Abiertas por Módulo: en este dashlet se le mostrará el número de las acciones abiertas por módulo en el portal del proveedor.
3. Mis Acciones Atrasadas por Módulo: en este dashlet se analiza las acciones atrasadas mostrando en qué módulo se encuentran.
4. Búsqueda: puede usar la barra de búsqueda para buscar una acción.
5. Nombre: en la tabla se le mostrará el nombre de los registros que requieren su atención, como por ejemplo, el registro de la acción correctiva del proveedor. Puede filtrar cualquiera de los títulos de la tabla haciendo clic en el encabezado.
6. Mostrar las Entradas: usted puede seleccionar el número de acciones que desearía ver al mismo tiempo en la tabla, por ejemplo, 10, 20, 30, 40 o todas.

Se puede acceder también a las acciones haciendo clic en la pestaña del módulo correspondiente en la parte superior de la página, por ejemplo, el apartado de “Evaluaciones”; y hacer clic en la pestaña de “Acción” junto a la pestaña de “Completado”. Usted puede hacer clic en cualquiera de los enlaces de la columna “Acción Requerida” para abrir la tarea en esa fila. Acceder de esta forma a las acciones le permite ver concretamente todas las acciones de este módulo.

Cuando lea “Esperando la Recopilación de Datos [por el Proveedor]” quiere decir que el registro está en su portal y debe completarlo. Si usted lee “Esperando la Recopilación de Datos [por el Asesor Encargado]” quiere decir que el registro está en el portal del cliente y se está revisando.

Cada cierto tiempo su cliente puede que le pida completar una autoevaluación o trabajar en las acciones correctivas del proveedor. El objetivo principal en estas evaluaciones es proporcionar a) documentos o b) responder a algunos cuestionarios de la lista de verificación.

Una vez que su cliente revise el registro de evaluación que usted ha completado y en el caso de que él no estuviera satisfecho con alguno de los aspectos de la misma, puede devolvérsela con los campos que requieren su atención. Estos estarán resaltados en color Naranja. En el caso de que su cliente le devuelva la evaluación, usted recibirá automáticamente una notificación por correo electrónico para informarle de que se le ha devuelto. Puede hacer clic en el enlace del correo electrónico para acceder de forma rápida al registro. Podrá ver los comentarios de sus clientes en el campo de “comentarios/observaciones”.

En el registro de preevaluación, su cliente intentará obtener la información básica sobre usted, por ejemplo, los datos de contacto. También buscarán obtener información respecto a cualquier otra planta de manufactura donde usted esté fabricando los materiales, ya sea para usted o para cualquier entidad de proveedor, por ejemplo, para un agente o intermediario.

1. Nombre: su nombre aparecerá aquí. Puede actualizarlo si fuera necesario.
2. Datos de Contacto: añada el número de teléfono y los datos del fax de la empresa aquí.
3. Dirección Postal: se debe añadir la dirección postal aquí.
4. Dirección Física: si la dirección postal es la misma que la dirección física, entonces haga clic en “Coincide con la Dirección Postal” y se rellenará automáticamente.
5. Contactos principales: aquí se registrará el contacto principal de su empresa, al cual se le invitó al portal para completar la evaluación. Si usted tiene contactos adicionales, haga clic en “Añadir fila” para añadirlos. Puede escribir los nombres, los cargos y la dirección de correo electrónico.

6. Notas: se puede añadir cualquier tipo de nota o comentario aquí.

7. Árbol de Decisión del Proveedor Principal: conteste a las preguntas en el árbol de decisión seleccionando “Si” o “No” en la columna de “Respuestas”. Después de responder a las preguntas, el resultado aparecerá automáticamente en el campo de “resultados” debajo del árbol de decisión.

8. Categoría del Proveedor Principal: selecciónela de la lista de categorías de proveedor, por ejemplo, embalaje o proveedor de ingredientes.

9. Tipo de Proveedor Principal: seleccione de la lista facilitada el tipo de proveedor que sea usted, por ejemplo, productor o agente/intermediario.

10. Plantas de Manufactura: si procede, puede detallar cualquier planta de manufactura donde se esté fabricando los materiales para usted y con los cuales suministrará a su cliente, ya sea, a su agente o a su intermediario. Si no tiene ninguna planta de manufactura que añadir, puesto que únicamente está fabricando los materiales, elimine la fila en blanco que aparece automáticamente pulsando la X de color rojo.

11. Otras empresas de proveedores: si procede, detalle cualquier otra empresa de proveedores aquí. Puede darse el caso de que usted esté obteniendo los materiales de un agente o intermediario. Dicha información se puede añadir aquí. Si usted no tiene ninguna entidad que añadir, elimine la fila en blanco que aparece automáticamente pulsando la X de color rojo.

12. Guardar: cuando esté trabajando para completar este apartado, haga clic en “Guardar” para guardar su trabajo. Siempre puede acceder a su registro desde la pestaña “acción” en el módulo “evaluación”.

13. Guardar y Enviar: solo cuando usted esté conforme con los datos rellenados y desee pasar al siguiente apartado, haga clic en “Guardar y Enviar”.

Aquí puede facilitar algunos breves detalles sobre los materiales y especificar, si fuera necesario, quién los fabrica y quién los suministra. Puede adjuntar también las especificaciones de los materiales que figuran. Si no va a completar este apartado, recuerde eliminar la fila en blanco que aparece pulsando la X, el botón de eliminar.

1. Nombre del Material: defina el nombre de los materiales que usted suministra. Se pueden añadir materiales haciendo clic en “Añadir Fila”.
2. Código del Material: escriba el código del material por cada material adjuntado.
3. Categoría del Material: seleccione dentro la lista facilitada las categorías de materiales.
4. Planta de Manufactura: si usted ha incluido alguna planta de manufactura en el apartado anterior, podrá elegir entonces cuáles son las plantas de manufactura que los producen dentro de las opciones que aparecen desplegables.
5. Suministrado por: si usted ha incluido cualquier otra entidad de proveedores, entonces aparecerá en las opciones desplegables de la pestaña “Suministrado Por”. Si hay más de una entidad que suministre material, haga clic en el símbolo + para añadir una fila adicional.
6. Comentarios/Observaciones: se puede añadir cualquier tipo de comentario relacionado con el material aquí.
7. Especificación: se debe añadir la especificación del material aquí. Es un campo obligatorio.

La lista de verificación y la lista de documentos le permiten responder a un breve cuestionario y adjuntar cierta documentación inicial que se requiere como parte de la preevaluación.

1. Núm. : la columna “núm.” muestra el número de la pregunta o del apartado.
2. Requisito: lo que se debe hacer. En el caso de la lista de documentos, se pedirá por lo general la carga de un Documento. En el caso de la lista de verificación, se pedirá responder a una pregunta.
3. Respuesta: estas son las opciones de respuesta para las preguntas que hay en la lista de verificación. Para seleccionar la respuesta, haga clic en cada campo de respuesta que se encuentra contiguo al de cada pregunta.
4. Comentarios/Observaciones: utilice este campo para detallar las respuestas de cada pregunta de la lista de verificación y de la lista de documentos, en caso de que fuera necesario.
5. Asterisco Rojo: los campos obligatorios tendrán un asterisco rojo junto a la columna “Núm.”. En un registro de preevaluación, si hay una lista de verificación que tenga un requisito obligatorio, se le pedirá completar el campo de “Respuesta”; y en la lista de documentos, se le pedirá completar el campo de “Añadir Archivo”.
6. Próxima Fecha de Revisión: solo se añade dicha columna para la tabla de la lista de documentos. Se puede fijar la fecha revisión del documento utilizando la función del calendario que se proporciona.
7. Archivo: haga clic en “Añadir Archivo” en la lista de documentos para adjuntar los documentos solicitados.
8. Icono de Descarga de Documentos: si usted visualiza el icono de un documento aquí, debe hacer clic y descargar el documento, después completarlo y finalmente adjuntarlo de nuevo.
9. La decisión devuelta: una vez que su cliente revise la preevaluación, puede que le devuelva para revisar alguna de las filas. En tal caso, éstas aparecerán resaltadas en color naranja. Cualquier campo de la lista de documentos que le sea devuelto eliminará automáticamente los documentos que anteriormente estuvieran adjuntos, antes de que su cliente tomara la decisión de devolverle la fila.
10. Guardar: haga clic en “Guardar” para guardar su trabajo.
11. Guardar y Reenviar: cuando usted haya completado ambos apartados del registro, se encuentre conforme con ello y desee reenviarlo a su cliente, haga clic en “Guardar y Reenviar”

En algunas ocasiones es posible que un cliente desee que usted responda a una acción correctiva, por ejemplo, si adjuntara un documento que no correspondiera con lo que se solicita. El flujo de trabajo de la Acción Correctiva le permite estar en contacto directo con su cliente.

En el caso de que un cliente presente una queja contra su empresa, usted puede ver todos los detalles aquí. En la pestaña “quejas” se le mostrará las quejas que están abiertas en ese momento y que requieren su atención.

Se pueden presentar quejas por diferentes motivos, por ejemplo, debido al hecho de no garantizar un nivel satisfactorio de calidad, cantidad, cualquier cambio no acordado, o el incumplimiento de la entrega de la manera en la que se había acordado.

Cuando se presenten quejas, se podrán visualizar pero no responder. Si su cliente busca tomar medidas en el asunto, pondrá en marcha la correspondiente acción correctiva a la cual usted podrá contestar.

Se puede revisar un documento por diferentes motivos, ya sea por ejemplo, por asuntos de autorías, cambios en la legislación, restructuración de horarios, requisitos habituales, entre otros.

Si se prevé revisar un documento, recibirá un correo electrónico en el que se lo notifique. También podrá ver el documento de revisión de la acción en su Panel de Proveedor en la pestaña Mis Acciones. Para acceder a la revisión, debe hacer clic en el enlace que recibió por correo electrónico. También puede hacer clic en “Visualizar” junto a la pestaña “acción” si usted se encuentra en la pestaña “Mis Acciones” en el panel de proveedor. El documento de revisión de las acciones aparecerá también en la pestaña “Acción” del Módulo “Documentos” (vea la imagen de arriba). Haga clic en el registro, debajo de la columna “Acción Requerida”.

Este apartado le brinda la oportunidad de revisar un documento. Para revisarlo, debe seguir los pasos que se muestran a continuación:

1. Documento: si selecciona esta pestaña le llevará al documento en cuestión.
2. Fecha: cuándo está prevista la revisión.
3. Nombre: el nombre del documento que se está revisando o actualizando.
4. Razón de la revisión: aparecerá aquí automáticamente.
5. Próxima revisión: la fecha fijada que se muestra aquí quedará reflejada en el Documento. El nuevo Registro de Revisión no se generará hasta la nueva fecha establecida. Puede dejar este apartado tal y como aparece.
6. Completado por: el nombre de la persona que hará la revisión. Seleccione su nombre en el menú desplegable.
7. Reemplazar: si hace clic en “Remplazar” le permitirá adjuntar la nueva versión del documento, por ejemplo, el certificado más reciente del BRC.
8. Respuesta: si usted no tiene que adjuntar ninguna nueva versión del documento, seleccione “Si”. En el caso de que tenga que hacerlo, seleccione “No”, escriba los comentarios pertinentes y remplace el documento.
9. Guardar/ Guardar y Enviar: solo haga clic en “Guardar y Enviar” cuando esté conforme y desee reenviar el registro a su cliente.